Od zera do systemu AI w kwartał. Część 13: Zastąpienie abonamentów.

W trzecim bloku cyklu zbudowaliśmy wiedzę, pamięć i narzędzia przeszukiwania. Masz system, który pamięta, zbiera i znajduje to, co potrzebne.

Teraz robi się praktycznie. Czas na pracę operacyjną.

Większość firm, z którymi rozmawiam, ma podobny problem. Płacą miesięcznie za kilkanaście narzędzi. Nikt nie pamięta, za co dokładnie, a jak to wszystko podsumujemy, to robi się już duża suma.

Każde z tych narzędzi powstało, bo ktoś chciał rozwiązać konkretny problem. Z czasem stało się łatwiej kupić kolejną subskrypcję, niż zastanowić się, czy poprzednia jest jeszcze potrzebna.

AI i proste pliki tekstowe zmieniają ten rachunek. Większość narzędzi, za które płacisz, to tylko warstwa ładnego interfejsu nad rzeczami, które możesz mieć u siebie. Za darmo lub prawie za darmo.

W tym artykule pokażę cztery kategorie, które warto zastąpić pierwsze, jedną, której nie warto nawet dotykać, i zasadę, która pomaga zdecydować co robić.

Zastrzeżenie: to co opisuję w tym cyklu bazuje na moim stacku technologicznym, czyli macOS i Claude jako główny model językowy. Zasady i podejście działają na każdym systemie operacyjnym i z każdym modelem AI, ale konkretne kroki i skróty klawiszowe opisuję pod Maca. Jeśli pracujesz na Windows lub Linux, większość rzeczy zrobisz tak samo, ale powyższe systemy mogą się różnić detalami, które musisz dostosować.

Ważne: opisuję tu model uproszczony, czyli idealny obraz tego, jak działa ten fragment systemu. W praktyce mój obecny system ma więcej warstw, wyjątków i automatyzacji. Na potrzeby tego cyklu pokazuję wersję, którą najłatwiej zrozumieć i odtworzyć u siebie.

Zasada: warstwa UI, nie warstwa danych

Większość aplikacji SaaS składa się z trzech warstw. Baza danych, logika, interfejs.

Za co płacisz? Rzadko za bazę danych (Twoje dane są Twoje). Rzadko za logikę (to zwykle proste operacje). Zwykle za interfejs. Ładny panel, kolorowe wykresy, łatwe menu.

Problem z interfejsem jest taki, że on służy narzędziu, nie Tobie. Każda aplikacja SaaS próbuje Cię zatrzymać. Funkcje ukrywają się za płatnymi planami. Integracje działają źle z konkurencją. Eksport danych jest trudny.

Gdy zastępujesz narzędzie plikami tekstowymi plus AI, odchodzi cała warstwa UI. Zostaje surowa baza danych, którą masz u siebie, i logika, którą zapisujesz w prostych formatach.

Oczywiście nie wszystko jest czarno-białe. Niektóre narzędzia SaaS robią coś faktycznie trudnego (duże ilości danych, specjalistyczne algorytmy, itp.). Ale wiele tylko ładnie pokazuje to, co sam mógłbyś zrobić.

Kategoria 1: CRM

Pierwsza i najłatwiejsza.

Klasyczny CRM (Pipedrive, HubSpot, Salesforce) to baza kontaktów, notatek z rozmów, pipeline sprzedaży i raportowanie. Każda z tych funkcji daje się przełożyć na folder z plikami Markdown.

Mój system CRM wygląda tak:

KLIENCI/
├── [domena-klienta]/
│   └── [domena].md       ← karta klienta (dane, projekty, notatki, ustalenia)
└── [inny-klient]/
    └── [domena].md

W pliku klienta jest wszystko: NIP, dane kontaktowe, historia rozmów, ustalenia, status, zadania. AI ma do tego dostęp.

Gdy chcę zobaczyć pipeline sprzedaży, pytam:

Przejrzyj folder KLIENCI/. Dla każdego klienta w statusie “w trakcie rozmów” podaj: datę ostatniego kontaktu, ustalony następny krok, kto po mojej stronie za to odpowiada. Zaznacz na czerwono tych, z którymi nie kontaktowałem się od ponad dwóch tygodni.

Dostaję zestawienie w dwie sekundy. Nie otwierając żadnego narzędzia SaaS.

Korzyść nie jest tylko finansowa. W CRM wpisujesz to, na co pozwala pole w bazie danych narzędzia. W plikach Markdown wpisujesz to, co jest istotne dla tego klienta. Struktura dostosowuje się do treści, nie odwrotnie.

Kategoria 2: zarządzanie zadaniami

Druga łatwa do zastąpienia.

Todoist, Asana, Trello, ClickUp. Każde z tych narzędzi to lista zadań z checkboxami, projektami i datami. Dokładnie to samo masz w pliku Markdown z listą punktowaną.

Moja struktura:

TASKS/
├── dashboard zadań.md
├── inbox.md
├── EXELMEDIA/
│   ├── uczciweseo.md
│   └── uczciweit.md
└── PRYWATNE/
    └── [projekt].md

Każdy plik projektu ma zadania jako checkboxy - [ ]. Daty, priorytety, notatki w zwykłym Markdown.

Zysk nad aplikacją SaaS jest dwukierunkowy. Po pierwsze, AI czyta te pliki. Gdy pytam rano “co dzisiaj mam do zrobienia”, dostaję odpowiedź z kontekstem zebranym z pięciu plików jednocześnie. Po drugie, zadania nie żyją w silosie. Są obok notatek projektowych, obok historii klienta, obok wiedzy z bazy. Wszystko w jednym miejscu.

Pytanie, które zadaję regularnie:

Przeczytaj dashboard zadań i wszystkie pliki projektów w TASKS/EXELMEDIA/. Wybierz trzy zadania, które powinienem dzisiaj zrobić priorytetowo. Dla każdego uzasadnij wybór jednym zdaniem: dlaczego to, a nie inne z listy.

Odpowiedź nie jest wymyślona. Jest oparta na konkretnych plikach, z konkretnymi datami i kontekstem. Żaden SaaS tego nie zrobi, bo żaden SaaS nie rozumie, dlaczego jedno zadanie jest ważniejsze od drugiego w kontekście całej mojej pracy.

Kategoria 3: notatki i bazy wiedzy

Notion, Evernote, OneNote. To są edytory notatek z bazą danych pod spodem.

Już to zrobiliśmy w części 3. Obsidian plus struktura Zettelkasten z części 5 pokrywa wszystkie scenariusze, w których normalnie użyłbyś Notion czy Evernote.

Dodatkowy bonus: Twoje notatki są na Twoim dysku, w otwartym formacie. Jeśli jutro ktoś zniknie z rynku, tracisz wszystko.

Warto tu dodać jeden niuans. Notion ma sens jako baza danych zespołowa, gdzie dziesięć osób w czasie rzeczywistym edytuje te same dokumenty. Jeśli pracujesz sam albo w parę osób, Obsidian z synchronizacją wystarcza. Jeśli masz zespół dwudziestoosobowy, przemyśl dokładnie, co zyskujesz i tracisz.

Kategoria 4: raportowanie i dashboardy

Czwarty obszar, o którym się rzadko myśli.

Każdy biznes ma panel, w którym ogląda swoje liczby. Analytics. Facebook Ads Manager. Google Ads Dashboard. Raporty z CRM. Wykresy w arkuszach.

Problem: logujesz się do pięciu paneli. Każdy pokazuje fragment obrazu. Nigdzie nie masz całości.

Rozwiązanie nie polega na wyłączeniu tych narzędzi. Dane zostają tam, gdzie były. Ale raport budujesz lokalnie, ściągając przez API i kompilując w jeden plik.

U mnie wygląda to tak. Raz w miesiącu lokalny skrypt ściąga dane z Google Analytics, Google Search Console, reklamy, arkusze finansowe. Zapisuje jako czysty tekst. AI analizuje to wszystko naraz i pisze raport, porównując dane miesiąc do miesiąca.

Pytanie, z którego korzystam:

Mam raport miesięczny za kwiecień w pliku [ścieżka]. Porównaj z marcem (plik obok). Pokaż mi trzy rzeczy: co urosło, co zmalało, co jest w stagnacji. Dla każdej zmiany zaproponuj jedną hipotezę, co mogło ją spowodować, na podstawie moich notatek z działań marketingowych w tym okresie.

Raport, który zajmowałby mi cały dzień ręcznie, powstaje w pół godziny. Nie dlatego, że AI jest magiczny. Dlatego, że surowe dane są w jednym miejscu i AI może je naraz zobaczyć.

Czego nie zastępuj

Jest kategoria narzędzi, której nie warto ruszać. Księgowość.

Comarch Optima, WFirma, iFirma, inFakt. Te narzędzia robią rzeczy, które są skomplikowane z samej natury: faktury zgodne z polskim prawem, VAT, JPK, KSeF, sprawozdania. Każde odchylenie od standardu to ryzyko.

Mógłbyś próbować zbudować własne rozwiązanie. Nie rób tego. Koszt oprogramowania księgowego jest niski w stosunku do tego, jak bolesny byłby błąd w rozliczeniu z urzędem skarbowym. Niektóre rzeczy zostaw ekspertom i płać spokojnie.

Podobnie z infrastrukturą bezpieczeństwa. Menadżer haseł, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, backupy. To są obszary, gdzie oszczędzanie na narzędziach oznacza zwiększanie ryzyka.

Zasada decyzyjna: cztery pytania

Zanim zastąpisz narzędzie, przejdź przez cztery pytania.

Pytanie 1: Ile godzin rocznie spędzam w tym narzędziu? Jeśli mniej niż dziesięć, nie opłaca się budować niczego. Zostaw tak, jak jest.

Pytanie 2: Czy to narzędzie robi coś trudnego? Jeśli tak (księgowość, bezpieczeństwo, zgodność z prawem), nie ruszaj. Jeśli to tylko interfejs do listy albo bazy danych, do zastąpienia.

Pytanie 3: Czy dane, które mam tam w środku, są ważne? Jeśli tak, upewnij się, że masz eksport w otwartym formacie i backup. Niezależnie czy przechodzisz, czy zostajesz.

Pytanie 4: Ile mi zajmie migracja? Nie czas na zbudowanie zamiennika (dwie godziny z AI), ale czas na przeniesienie istniejących danych. Jeśli to jest tydzień pracy, rozważ, czy oszczędność miesięczna jest tego warta.

Zasada ogólna: zaczynasz od narzędzi, które używasz najmniej. Tam ryzyko jest niskie, a zyski widoczne. Dopiero potem, gdy masz wprawę, sięgasz po coś, co jest w codziennym obiegu.

Migracja w praktyce: CRM jako pierwszy krok

Pokażę workflow, którym sam zastąpiłem CRM.

Dzień 1: Eksport wszystkich danych z aktualnego CRM (kontakty, historia rozmów, statusy). W otwartym formacie, najlepiej CSV albo JSON.

Dzień 2: Stworzenie struktury folderów i szablonu karty klienta. Polecenie do AI:

Mam eksport CSV z mojego CRM. Kolumny: [lista kolumn]. Chcę zastąpić CRM folderem w vault, gdzie każdy klient to osobny plik Markdown. Pomóż mi zaprojektować szablon pliku klienta (jakie sekcje, jakie metadane w frontmatter) i napisz prompt, który przekształci jednego klienta z CSV w plik Markdown według tego szablonu. Najpierw pokaż mi szablon, potem prompt. Poczekaj na moją akceptację, zanim zaczniesz przetwarzać dane.

Dzień 3: Przetwarzanie. AI konwertuje każdego klienta na plik. Ty weryfikujesz pierwszych dziesięciu (czy struktura jest dobra), resztę puszczasz jednym ciągiem.

Dzień 4: Nauka nowego workflow. Gdzie zapisujesz nową rozmowę (w pliku klienta). Gdzie pipeline sprzedaży (jedno zapytanie do AI). Jak dodać nowego klienta (szablon + ręczne wypełnienie albo polecenie “dodaj klienta na bazie tego maila”).

Tydzień 2: Wyłączasz abonament w starym CRM. Nie wcześniej. Najpierw upewnij się, że nowy system działa. Stare dane są już w nowym, więc utrata dostępu do CRM nie boli.

Cały proces: cztery godziny pracy plus tydzień obserwacji. Oszczędność w zależności od planu: 100-500 zł miesięcznie.

Bezpiecznik: nie przywiązuj się tylko do jednego dostawcy AI

Skoro zastępujesz dwadzieścia narzędzi modelem AI, pojawia się nowe ryzyko. Cały Twój system stoi na jednym dostawcy. Jeśli on padnie, podniesie ceny dwukrotnie albo zmieni warunki licencji, Ty masz problem.

Sposób radzenia sobie: nigdy nie wiąż systemu z jedną firmą.

Mój stack ma kilka równolegle skonfigurowanych środowisk AI: głównego dostawcę do codziennej pracy, drugiego jako niezależny backup, agregator z dostępem do wielu modeli oraz lokalny model na własnej maszynie. Większość codziennej pracy idzie przez jednego, ale kluczowe role mają zapasowe dopasowanie. Jeśli jutro główny dostawca podniesie ceny dwukrotnie, zmieniam konfigurację i system jedzie dalej.

Druga technika dla decyzji wagowych: równoległe pytanie kilku modeli. Dziś mam na to osobny mechanizm /jury. Gdy podejmuję decyzję, w której koszt błędu jest większy niż koszt zapytania, wysyłam to samo pytanie do kilku modeli równolegle. Potem dostaję syntezę: gdzie się zgadzają, gdzie się różnią i co z tego wynika. Korzyść: kilka perspektyw zamiast jednej, plus znak ostrzegawczy gdy modele się nie zgadzają. To zwykle znaczy, że temat jest naprawdę sporny, a nie oczywisty.

To nie jest paranoja. To realna wartość, która opiera się na kilku perspektywach i zapasowych dostawcach. System, który jedzie dalej niezależnie od tego, co dzieje się u jednego dostawcy, ma większą wartość niż system najlepiej skonfigurowany pod jeden silnik.

Efekt psychologiczny, który jest ważniejszy niż pieniądze

Po kilku miesiącach zastępowania SaaS-ów pojawia się coś, czego się nie spodziewałem.

Zmienia się stosunek do narzędzi.

Wcześniej to narzędzie było “silne”, a Ty zadowolony, że go możesz użyć. Teraz narzędzie służy Tobie. Zmieniasz je, rozbierasz, dodajesz funkcje. Nie jesteś zależny od tego, co wymyślił product manager w amerykańskiej firmie.

Ten efekt uwalnia myślenie. Gdy zobaczysz, że kolejne narzędzie robi coś, co mógłbyś mieć u siebie, robisz to. Gdy rynek rośnie, Ty rozwijasz system, a nie kupujesz kolejne.

Nie każdy tego potrzebuje. Są firmy, gdzie SaaS-y są absolutnie OK. Ale dla kogoś, kto buduje biznes oparty na wiedzy i relacjach, własna infrastruktura zmienia więcej niż oszczędność miesięczna.

Czego unikać

Zastępowania wszystkiego naraz. Pierwsze narzędzie zastępujesz w jeden weekend. Drugie za miesiąc. Trzecie za kolejny. Nie próbuj rozmontować całej firmy w ciągu tygodnia.

Zostawiania starych danych bez backupu. Zanim wyłączysz subskrypcję, upewnij się, że masz eksport w otwartym formacie i że potrafisz do niego wrócić. Niektóre SaaSy kasują konta bardzo szybko.

Budowania narzędzi, których nie będziesz używał. Łatwo wpaść w pułapkę “jak już jestem przy tym, to zrobię jeszcze X”. Każda dodatkowa funkcja to dług techniczny. Zbuduj minimum, które zastępuje poprzednik. Rozszerzasz, gdy realnie czegoś brakuje.

Zapominania o zespole. Jeśli pracujesz z innymi ludźmi, Twój nowy workflow musi być dla nich zrozumiały. Obsidian jest prosty, ale wymaga decyzji. Upewnij się, że osoba, która wchodzi do folderu, wie, jak się w nim poruszać.

Czego nauczyłeś się na tym etapie?

Większość abonamentów SaaS-owych to warstwa ładnego interfejsu nad rzeczami, które możesz mieć u siebie. Za darmo, w otwartym formacie, z AI jako interfejsem.

Cztery kategorie warte zastąpienia w pierwszej kolejności:

CRM → folder z plikami Markdown per klient
Zarządzanie zadaniami → pliki z checkboxami w strukturze projektów
Notatki i bazy wiedzy → Obsidian z Zettelkastenem
Raportowanie i dashboardy → skrypty + AI, które buduje raport lokalnie

Jedna kategoria, której nie ruszaj: księgowość. Skomplikowane, ryzykowne, koszt narzędzia niski w porównaniu z ryzykiem błędu.

Zasada decyzyjna: cztery pytania (ile godzin używam, czy robi coś trudnego, czy dane są ważne, ile zajmie migracja). Zaczynaj od narzędzi, które używasz najmniej.

Migracja w praktyce: dzień pracy plus tydzień obserwacji. Nie wyłączaj starego abonamentu, dopóki nie upewnisz się, że nowy system działa.

Największy efekt nie jest finansowy. Zmiana stosunku do narzędzi: z “dostosowuję się do tego, co oferuje aplikacja” na “buduję to, co mi jest potrzebne”.

W następnej części pokażę jak budować pierwsze automatyzacje. Nie ręczne polecenia do AI, tylko workflow’y, które działają same, w tle, bez Ciebie. Przykład krok po kroku: od maila do zadania w systemie, bez Twojego udziału.

Twój następny krok: zadanie na dzisiaj

Dwie rzeczy.

1. Zrób audyt abonamentów. Otwórz konto bankowe albo wyciągi za ostatnie trzy miesiące. Wypisz wszystkie powtarzające się płatności za oprogramowanie. Policz miesięczny koszt. Dla każdej zapisz w pliku (np. AUDYT/abonamenty.md): nazwa, cena miesięczna, czemu służy, czy używam ostatnio.

2. Zaplanuj pierwszy zastępowany SaaS. Wybierz jedno narzędzie z listy, które spełnia dwa warunki: używasz go rzadko (mniej niż godzina tygodniowo) i da się zastąpić prostszym rozwiązaniem. Wyślij polecenie do AI:

Obecnie używam [nazwa narzędzia]. Płacę [kwota] miesięcznie. Używam tego narzędzia do [konkretny use case]. Chcę zastąpić to prostszym rozwiązaniem opartym na plikach Markdown w vault Obsidian. Pomóż mi: (1) zaprojektować strukturę folderu, która pokryje moje potrzeby, (2) zaproponować szablon pliku dla głównego typu zapisu, jaki tam prowadzę, (3) opisać workflow eksportu starych danych i migracji. Najpierw pokaż mi plan, potem poczekaj na akceptację.

Zapisz plan, nie uruchamiaj jeszcze migracji. Wrócisz do niej na spokojnie w najbliższy weekend.

Zasoby

Dokumentacja eksportu z najpopularniejszych SaaS-ów — każdy przyzwoity SaaS ma opcję eksportu. Notion, HubSpot, Pipedrive, Asana, Trello. Otwórz ich help dokumentację i sprawdź, jakie formaty oferują. CSV i JSON to zielone światło. Jeśli tylko PDF, to dodatkowa praca na migrację.
Obsidian Sync albo iCloud/Dropbox jako backup — jeśli zastępujesz narzędzie lokalną strukturą plików, backup jest niezbędny. Co najmniej dwa miejsca. Jedno synchronizowane do codziennej pracy, drugie jako chłodny backup na wypadek, gdyby pierwsze padło.
David Heinemeier Hansson, “It Doesn’t Have to Be Crazy at Work” — kontekst filozoficzny, dlaczego mniej narzędzi to lepsze narzędzia. Autor Basecamp. Jeśli myślisz, że trzeba mieć dwadzieścia aplikacji SaaS, żeby firma działała, warto przeczytać.

Ten artykuł jest częścią cyklu “Od zera do kompletnego systemu AI w kwartał”. Krok po kroku opisuję jak zbudowałem system AI do zarządzania firmą i rozwojem osobistym, żebyś mógł wdrożyć podobny u siebie. W następnej części: pierwsze automatyzacje, czyli workflow’y, które działają w tle, bez Ciebie. Masz pytania? Napisz. Odpowiadam osobiście.

Żeby nie przegapić kolejnych części, zaobserwuj mój profil. Nowe artykuły publikuję regularnie.

Marcin Atamańczuk, Technologia w służbie życia, nie odwrotnie.